Définir ses priorités : conseils et outils pour mieux prioriser

Si vous avez parfois du mal à réaliser toutes les tâches notées dans votre agenda, ce n’est pas nécessairement parce que vous manquez de temps. Parfois, cela tient tout simplement au fait que vous voulez accomplir trop de choses ! 

Prioriser vos actions devient alors essentiel pour recentrer vos efforts et votre attention sur ce qui compte pour votre business et votre site web. Cela vous permettra aussi de mettre de côté les tâches les moins utiles, et donc de gagner un temps précieux.

Pour définir vos priorités efficacement, vous pouvez utiliser des outils tels que la fameuse matrice d’Eisenhower ou la méthode GTD. Vous ne savez pas comment ces techniques fonctionnent ? Pas de panique, nous allons voir tout cela en détail !

SOMMAIRE :

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Gestion des priorités : un bon moyen de mieux gérer son temps

Priorisation : définition et enjeux

L’entrée récente du verbe « prioriser » dans le dictionnaire montre bien que la priorisation des tâches est un véritable enjeu sur le plan de l’efficacité. Ce mot nous vient tout droit de l’anglais prioritize. Cela signifie tout simplement donner un ordre de priorité aux choses. Ces priorités sont généralement classées par ordre d’importance.

Il est possible de prioriser ses actions tant sur le plan personnel que professionnel. Cette hiérarchisation des priorités répond à un besoin croissant de rentabiliser le temps dont nous disposons.

Objectif : être plus efficace, accomplir plus de choses importantes… sans accumuler de stress !

Eh oui, prioriser c’est savoir faire le tri entre ce qui compte et le reste. En laissant une partie des tâches non essentielles de côté, vous aurez l’esprit plus libre et pourrez gagner en sérénité.

Gestion du temps et des priorités sont étroitement liés

Vous vous sentez débordé dès que vous ouvrez votre agenda ? Lorsque l’on a des dizaines de choses à faire, on a parfois l’impression d’être contrôlé par son planning. 

Il est temps de reprendre le pouvoir !

Emploi du temps, agenda et autres outils d’organisation ont été conçus pour travailler pour vous, et non l’inverse. 

Définir vos priorités vous permettra de mieux organiser vos journées, et donc votre temps. En effet, une bonne définition de vos priorités :

  • allège votre agenda ;
  • donne un fil conducteur à votre journée ;
  • vous permet de vous concentrer davantage sur votre travail ;
  • et, in fine, vous fait gagner du temps.

C’est un élément essentiel pour bien s’organiser au travail. D’ailleurs, si vous n’avez pas encore lu mon article à ce sujet, c’est par ici 👉 S’organiser au travail : 10 conseils (et outils) pour des journées efficaces.

Toutefois, hiérarchiser ses tâches n’est pas toujours évident. Comment savoir lesquelles sont les plus importantes ? Heureusement, quelques outils sont là pour vous aider…

Définir ses priorités : 5 outils et concepts qui marchent

1. La méthode GTD (Getting Things Done) : la plus exhaustive

Cette méthode s’appuie sur un principe simple : il est impossible de tout mener de front. Pour éviter le burn out, il va donc falloir déterminer les choses importantes pour vous… et les réaliser ! C’est pour cela que ce concept s’appelle Getting Things Done (littéralement : Réaliser les Choses). Il a été créé par David Allen, un consultant en management et expert en productivité.

L’avantage de la méthode GTD, c’est qu’elle offre une vue synoptique (globale) de toutes les choses que vous avez à faire, afin de pouvoir ensuite leur donner un ordre de priorité.

Autant vous prévenir tout de suite : la méthode GTD est assez longue à mettre en place, mais elle en vaut la peine !

Il y a 5 grandes étapes à respecter :

1. La collecte

Listez toutes les choses que vous devez faire, qu’elles soient immédiates ou plus lointaines. Vous pouvez utiliser un petit cahier, ou idéalement créer un dossier dédié dans une application de prise de notes (telle qu’Evernote par exemple). Cela vous permettra d’organiser vos idées plus facilement par la suite.

Notez également les choses sur lesquelles vous n’arrivez pas à avancer, celles que vous avez débutées mais pas encore terminées, etc. 

Cela peut s’appliquer aussi bien à votre vie professionnelle qu’à vos objectifs personnels. Plus vous notez de choses, mieux c’est. 

Ne vous inquiétez pas, vous ferez le tri plus tard.

2. La classification

Cette étape consiste à préciser quelle est la nature des actions que vous avez listées. S’agit-il :

  • d’un projet complet ;
  • d’une tâche qui vous prendra plus de 2 minutes ;
  • d’une action rapide (moins de 2 minutes) ?

Pour les tâches complexes, vous devrez également les diviser en sous-tâches et déterminer quelle sera l’action à accomplir pour initier la tâche.

Vous pouvez d’ores et déjà commencer à réaliser les tâches de moins de 2 minutes pour vider votre dossier des « choses à faire ».

3. L’organisation des tâches

Vous allez maintenant répartir dans vos outils de gestion du temps les actions compilées dans votre dossier principal. Dans un premier temps, regardez si certaines d’entre-elles peuvent être déléguées. Si oui, ne vous en privez pas ! Confiez-les à vos équipes.

👉 Vous avez du mal à déléguer ? Cet article est fait pour vous : Apprendre à déléguer : la méthode pas à pas.

Ajoutez une deadline aux tâches restantes. Si elles sont urgentes, inscrivez-les dans votre agenda. Les actions plus lointaines pourront être notées dans un calendrier ou sur un planning dédié lorsqu’elles sont relatives à projet spécifique.

Si cela est pertinent, vous pouvez également ranger certaines tâches dans un dossier « idées pour plus tard ». Il peut par exemple s’agir de projets que vous avez en tête, mais que vous ne souhaitez pas débuter pour le moment.

4. La révision

Comme tout outil d’organisation, la méthode GTD n’aura que peu d’intérêt si vous ne mettez pas régulièrement à jour vos dossiers. Prenez l’habitude (une fois par semaine par exemple), de faire le point sur :

  • les actions réalisées ;
  • les tâches en cours ;
  • celles en retard ;
  • les points bloquants (par exemple : « il me manque tel document pour réaliser telle tâche ») ;
  • les actions devenues inutiles…

Ce sera l’occasion de réajuster vos deadlines, d’ajouter ou d’enlever certains points de votre agenda et, au besoin, de corriger votre organisation.

5. Action !

Les tâches organisées avec la méthode GTD sont naturellement priorisées. Vous devrez d’abord effectuer celles notées dans votre agenda avant de réaliser celles inscrites dans votre calendrier ou vos plannings. 

Si vous n’avez aucune action prioritaire de prévue au programme, choisissez-en une dans votre calendrier qui correspond aux ressources que vous avez à l’instant T :

  • ai-je tous les éléments donc j’ai besoin pour clore cette tâche ;
  • ai-je assez de temps pour faire cela maintenant ;
  • est-ce le bon moment pour réaliser cette tâche ;
  • ai-je assez d’énergie pour m’y atteler ?

Si vous avez répondu « oui » alors c’est parti !

2. La matrice de priorisation d’Eisenhower : la plus connue

Bien que très complète, la méthode GTD ne correspondra peut-être pas à vos besoins. Pour définir vos priorités en quelques minutes, vous pouvez alors utiliser la matrice d’Eisenhower.

Ce petit outil de priorisation est redoutablement efficace.

Comment cela fonctionne ? Tracez deux axes sur une feuille. Sur l’axe vertical, vous évaluerez l’importance de chaque tâche. Sur l’axe horizontal, vous en noterez l’urgence.

Cela vous donne 4 catégories de tâches :

  1. Urgentes et importantes
  2. Urgentes mais non-importantes
  3. Non-urgentes mais importantes
  4. Non-urgentes et non-importantes
Schéma : Matrice D'eisenhower

Vous l’aurez compris, les tâches urgentes et importantes sont celles à réaliser en priorité. Elles doivent retenir toute votre attention et il est inutile de débuter d’autres actions tant que celles-ci ne sont pas traitées.

Les tâches urgentes mais non-importantes sont celles que vous pouvez facilement déléguer. Vos collaborateurs pourront s’en charger pendant que vous vous focalisez sur les actions qui comptent le plus, ou pour lesquelles vous avez davantage d’expertise. 

Si vous ne pouvez pas déléguer, essayez dans la mesure du possible d’automatiser ces tâches. Sinon, occupez-vous-en dès que vous aurez en aurez terminé avec vos priorités n°1.

Les points non-urgents mais importants sont ceux à planifier dans votre calendrier. Notez-les consciencieusement et indiquez une date butoir à laquelle vous devez les effectuer. 

Enfin, les tâches appartenant à la dernière catégorie (non-urgentes et non-importantes) peuvent tout simplement être supprimées ! 

3. La loi de Pareto : la plus efficiente

Si vous êtes un fidèle lecteur de mon blog, vous connaissez déjà la loi de Pareto par cœur 😉

C’est un excellent outil pour distinguer ce qui est important du reste, c’est pourquoi je l’utilise beaucoup. Bien entendu, il peut aussi servir à définir l’ordre de priorités de vos tâches.

L’objectif avec cette méthode sera de mettre en évidence les 20 % d’actions qui produiront 80 % des résultats que vous attendez. En vous concentrant sur ce tout petit nombre de tâches, vous avancerez ainsi davantage qu’avec toutes les autres.

En effet, le principe de Pareto (découvert par l’économiste Vilfredo Pareto) démontre que 80 % des effets sont produits par 20 % des causes.

Imaginons que vous ayez identifié une vingtaine de tâches urgentes et importantes avec la matrice d’Eisenhower. Vous ne pouvez pas toutes les réaliser en même temps, il va donc falloir leur attribuer un ordre de priorité.

Pour ce faire, évaluez les conséquences de la réalisation de chaque tâche en termes de progrès vers votre objectif. 

Il ne vous restera plus qu’à effectuer en priorité les 20 % de tâches qui entraîneront les effets les plus visibles.

4. La méthode MoSCoW : la plus pratique pour les projets

La méthode de gestion des priorités MoSCoW est très appréciée dans le secteur du développement logiciel. Elle a d’ailleurs été créée par Dei Clegg, un consultant IT travaillant pour l’entreprise Oracle UK. Toutefois, elle peut s’appliquer à bien d’autres domaines, dont celui des sites e-commerce.

Vous l’apprécierez certainement si vous avez des projets à gérer et que vous souhaitez prioriser vos actions pour qu’ils aboutissent plus rapidement.

Vous devrez classer les items de votre projet selon 4 critères :

Must have this (doit être réalisé) : ce sont les points prioritaires. S’ils ne sont pas traités, cela pourrait créer des blocages dans la réalisation du projet. Ce sont de ces tâches que vont découler les autres.

Should have this if at all possible (à réaliser dans la mesure du possible) : ce sont les choses essentielles à faire qui pourraient potentiellement avoir un impact sur les autres points.

Could have this if it does not affect anything else (ces items n’auront pas de conséquences sur les autres actions à mener) : il serait bien de les traiter, mais ce n’est pas votre priorité.

Won’t have this time but would like in the future (ces éléments ne changeront rien à votre projet s’ils ne sont pas traités) : vous pouvez les mettre de côté et vous en occuper si jamais un jour vous avez les ressources nécessaires (temps, budget, compétences…). Voyez cela comme de potentielles optimisations à mettre en place.

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Idéalement, vous devez avoir peu de tâches en « Must » et davantage dans les autres catégories. Si vous avez un grand nombre d’actions classifiées « Must », n’hésitez pas à faire un petit brainstorming avec votre équipe pour voir quelles sont celles qui pourrait basculer dans les « Should » par exemple.

5. La to-do list : la plus basique

Quoi ? Un point dédié à la to-do list ?

Oui ! Bien que cet outil soit simple d’apparence, il arrive parfois qu’on l’utilise mal. Une rapide explication sur la bonne façon de créer une to-do list n’est donc pas superflue 😉

La liste de tâches ne doit pas être une longue succession de points que vous devez cocher à tout prix, sinon, c’est le surmenage assuré !

Le but de la to-do list est surtout de « libérer de la place » dans votre cerveau pour lui permettre de se concentrer sur le reste.

Lorsque vous listez les choses que vous avez à faire dans la journée, notez en priorité les plus fastidieuses, celles qui vous demanderont le plus d’énergie et de concentration, puis les autres. 

Le fait de réaliser en priorité les tâches difficiles revêt un double avantage :

  • vous effectuez ces tâches au moment où vous êtes le plus disponible mentalement, elles vous sembleront donc moins compliquées ;
  • commencer son travail en complétant une action difficile vous motivera pour le reste de la journée !

Pour que votre to-do list vous aide à être plus efficace, n’y inscrivez que l’essentiel. Si vous listez trop d’items, vous risquez d’être vite dépassé. 

✨ Astuce : en face de chaque point, notez le temps que vous souhaitez consacrer à cette tâche. Ainsi, si vous voyez que l’ensemble des choses à faire dépasse les 6 à 7 heures par jour, c’est que vous avez trop de tâches au programme ! Il faudra planifier les moins urgentes pour plus tard.

Peu importe vos compétences et votre motivation : lorsque l’on se lance dans le e-commerce, il est impossible de tout mener de front. Définir vos priorités est un moyen de ne pas perdre pied et de mieux gérer votre temps. 

Les outils mentionnés ci-dessus vous aideront à prioriser vos tâches et à gagner en efficacité. N’oubliez pas qu’un bon outil travaille pour vous, et non l’inverse. Vous devrez donc peut-être les adapter pour qu’ils correspondent davantage à vos process et à votre manière de fonctionner.

Vous pouvez retrouver plein d’autres conseils sur la productivité et sur d’autres thématiques dans mon podcast dédié aux e-commerçants bienveillants. 

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