S’organiser au travail : 10 conseils (et outils) pour des journées efficaces

« Je n’arrive pas à me fixer des priorités ». « J’ai l’impression de me disperser ». « Mes journées ne sont pas productives »… Vous vous reconnaissez dans ces affirmations ? C’est normal ! 

Lorsque l’on lance son site web, on a souvent l’impression qu’il y a des millions de choses à faire et pas assez de temps dans une journée pour venir à bout de sa to-do list. S’organiser au travail est alors essentiel pour être productif et avancer vers ses objectifs. 

Et si nous passions en revue 10 conseils pour mieux organiser vos journées et réussir à vous dégager un peu de temps pour vous ?

SOMMAIRE :

Avant de débuter votre lecture, si vous souhaitez augmenter vos ventes et attirer plus de clients sur votre boutique en ligne, téléchargez mon guide gratuit.

1. Se fixer des objectifs

Vous avez l’impression que vous n’avancez pas dans votre travail ? Pourtant, vous ne comptez pas vos heures ! Et si, en réalité, vous avanciez, mais pas dans la bonne direction ?

Pour savoir où l’on va, il est important de se fixer un but.

En tant que e-commerçant, la première chose à faire pour apprendre à vous organiser est de vous fixer des objectifs.

Quelles sont les choses que vous devez/souhaitez accomplir cette année, ce mois ou cette semaine ?

Le meilleur moyen de déterminer vos objectifs est d’utiliser la méthode SMART. Si vous êtes un fidèle lecteur de ce blog, vous savez déjà que j’apprécie tout particulièrement cette technique pour son efficacité.

Un objectif SMART répond à 5 critères. Il doit être :

  1. Spécifique : plus votre objectif sera défini clairement, plus il sera simple de l’atteindre.
  2. Mesurable : pour savoir si vous avez réussi à remplir votre objectif, il faut pouvoir mesurer vos résultats. Autrement dit, votre but doit être quantifiable.
  3. Atteignable : avez-vous les ressources nécessaires pour atteindre votre objectif ?
  4. Réaliste : vous venez de créer votre site et vous souhaitez obtenir 15 000 visiteurs par jour en un mois. Êtes-vous sûr que cet objectif est réaliste ?
  5. Temporellement défini : chaque objectif que vous fixez doit avoir une date butoir, sinon comment savoir si vous l’avez atteint et quand ?

Rien de tel que d’avoir un but précis pour éviter de se disperser !

La fixation d’objectifs clairs vous permettra de mettre en place votre stratégie d’organisation plus facilement. 

Voici comment rendre un objectif vague beaucoup plus « smart » :

Pas SMART : « Je veux un site e-commerce plus rentable. »

SMART : « Je veux un site e-commerce qui me permet de réaliser 80 000 € de CA/mois (Spécifique). Je dois donc être capable d’augmenter mon CA mensuel de 17 % (Mesurable, Réaliste). Pour y parvenir, je devrais améliorer l’expérience utilisateur sur mon site, car actuellement, il fait fuir certains visiteurs (Atteignable). Je me donne trois mois pour y arriver (Temporellement défini) !

2. Définir ses tâches pour mieux s’organiser au travail

Maintenant que vous avez vos objectifs clairement définis, vous devriez être en mesure de définir plus facilement vos tâches

Faites la liste de toutes celles que vous réalisez habituellement, comme :

  • répondre à mes e-mails ;
  • relancer les paniers abandonnés ;
  • chercher de nouveaux produits ;
  • expédier les commandes ;
  • gérer le SAV…

Ajoutez ensuite à cette liste les tâches qui vous permettront d’atteindre vos objectifs. En reprenant l’exemple de l’expérience utilisateur, on pourrait imaginer des actions telles que :

Chacune de ces tâches pourra ensuite être divisée en sous-tâches si nécessaire. Exemple :

  • améliorer le maillage interne de mon site :
    • ajouter un fil d’Ariane ;
    • mettre des liens vers mes pages de catégorie dans mes articles de blog ;
    • optimiser mes ancres (partie cliquable des liens).

Vous pourrez encore les décomposer en autant de sous-tâches que vous souhaitez pour obtenir des actions que vous pourrez planifier plus aisément dans votre agenda. 

3. Prioriser ses tâches et les planifier

Avant d’inscrire toutes vos tâches dans votre planning, il va d’abord falloir leur donner un ordre de priorité. Cela vous permettra de mieux organiser votre temps et de vous concentrer sur les actions les plus urgentes et/ou les plus importantes.

Mais comment définir l’ordre de priorité de vos tâches ?

Il existe pour cela un outil redoutablement efficace : la matrice d’Eisenhower.

Rassurez-vous, elle est bien plus simple à utiliser que ce que son nom pourrait laisser penser ! 

Cet outil est tout simplement un schéma construit sur deux axes :

  • pas urgent → urgent ;
  • pas important → important.

Ces deux directions permettent de classer vos tâches en 4 catégories et de déterminer la manière de les traiter :

  • urgent et important : votre priorité numéro 1 ;
  • important et pas urgent : à noter dans votre agenda pour les réaliser quand vous aurez plus de temps ;
  • urgent et pas important : à traiter dès que vous aurez fini vos tâches prioritaires, ou encore mieux : à déléguer ;
  • pas important et pas urgent : à oublier !

Fonctionner de cette manière vous permettra d’abattre davantage de travail, et surtout de constater les effets de vos actions sur votre site, puisque vous vous concentrerez sur ce qui compte. 

4. Utiliser les bons outils d’organisation et de planification du travail

Pour pouvoir organiser vos journées de travail, vous aurez besoin de 2 outils indispensables et complémentaires :

  1. Un agenda ;
  2. Une to-do list (liste de tâches).

Voyons plus en détail leur rôle dans votre méthode d’organisation

Planifier ses tâches dans un agenda

L’agenda, qu’il soit au format papier ou numérique, vous aidera à organiser votre travail à moyen et long terme

Il vous servira à noter vos rendez-vous, les échéances à ne pas rater, et bien entendu vos tâches importantes mais non-urgentes identifiées grâce à la matrice d’Eisenhower.

Lorsque vous inscrivez un point dans votre agenda, veillez à toujours y associer une heure de début et une heure de fin ou une durée approximative. En effet, il est essentiel d’avoir une idée de la durée de chaque item dans votre planning pour évaluer le temps qu’il vous restera dans votre journée de travail en dehors de cette tâche. 

Cela vous évitera de programmer plus de tâches que vous ne pouvez en exécuter chaque jour ou a contrario, d’avoir trop de « trous » dans votre emploi du temps.

Lister ses tâches à réaliser dans sa to-do list

Alliée à un agenda bien tenu, une to-do list quotidienne est un outil vraiment puissant. Votre liste vous permettra de ne pas vous éparpiller et d’organiser votre temps de travail de manière optimale.

Comment créer votre liste de choses à faire ? Voici la marche à suivre :

  1. Chaque soir, notez vos tâches routinières ainsi que les points présents dans votre agenda que vous devrez faire le lendemain.
  2. Classez-les par ordre d’urgence.
  3. Allouez-leur une durée et/ou un créneau horaire…
  4. … Et, le lendemain, cochez les tâches au fur et à mesure que vous les terminez !

Simple comme bonjour, n’est-ce pas ?

Vous trouverez ci-dessous un exemple de to-do list créée sur Notion, logiciel gratuit d’organisation et de productivité.

Vous ne remarquez rien d’étrange dans cette liste de tâches ?

Eh oui, seulement 6 heures 30 de travail programmées sur une journée ! Cela vous semble peu ? Et pourtant, c’est tout à fait normal. Nous verrons pourquoi aux points 5 et 7 de cet article 😉

5. Limiter le nombre de tâches importantes par jour

Parfois, on veut tellement bien faire que l’on programme un nombre irréalisable de tâches à accomplir chaque jour. 

En étant « trop ambitieux », vous courrez le risque de tomber dans un cercle vicieux :

  • vous avez l’impression de ne pas avoir assez de temps dans votre journée pour venir à bout de votre programme ;
  • cela engendre du stress ;
  • le stress vous fait commettre des erreurs ;
  • vous devez revenir sur vos tâches, car elles sont « bâclées » ;
  • vous programmez davantage de tâches le lendemain pour essayer de rattraper votre retard…
  • et ainsi de suite !

Alors plutôt que de perdre pied à vouloir trop en faire, mieux vaut se concentrer sur un petit nombre de tâches importantes pour bien les exécuter.  

Votre matrice d’Eisenhower contient de nombreuses tâches importantes ? Pour faire le tri, vous pouvez vous tourner vers la Loi de Pareto.

Il s’agit d’un phénomène constaté par un économiste italien (du nom de Vilfredo Pareto) qui stipule que 20 % des causes produisent 80 % des effets. C’est pourquoi on l’appelle également Loi des 80/20.

Par exemple, la Loi de Pareto montre que 20 % de la population détient 80 % des richesses. Et ce principe peut également s’appliquer :

  • aux entreprises : 20 % des produits génèrent 80 % du CA ;
  • au SAV : 20 % des produits sont à l’origine de 80 % des réclamations client ;
  • etc.

Vous pouvez aussi appliquer ce principe à vos actions de la journée : trouvez les 20 % de tâches qui vous permettront d’obtenir 80 % des résultats que vous attendez.

6. Se concentrer sur une tâche à la fois

Vous avez remarqué comme il est facile de commencer un travail et de l’abandonner en cours de route ? J’imagine que cela vous arrive assez souvent de vous lancer dans une tâche, puis vous :

  • recevez un email d’un client qui dit ne pas avoir reçu sa commande ;
  • lisez l’email et allez chercher l’historique de sa commande ;
  • vous renseignez auprès de votre prestataire pour savoir où en est la livraison ;
  • répondez à votre client…

… Et une heure s’est volatilisée sans que vous n’ayez avancé sur votre tâche de départ !

Apprendre à s’organiser au travail, c’est aussi savoir se focaliser sur une seule chose à la fois afin d’être plus efficace.

Pour y parvenir, vous pouvez tester la technique pomodoro

Cette méthode vous permet de vous concentrer pendant une heure sur une action en y accordant 4 séquences de 25 minutes. Voici comment cela fonctionne :

  1. Lancez un minuteur de 25 minutes et travaillez sur votre tâche.
  2. Au bout de 25 minutes, faites une pause de 5 minutes.
  3. Repartez sur 3 cycles de 25 minutes de travail et 5 minutes de pause.
  4. À la fin du dernier cycle de 25 minutes, accordez-vous 20 minutes de pause.

Vous pouvez ensuite recommencer l’opération autant de fois que nécessaire, jusqu’à venir à bout de votre tâche. L’idée, c’est que durant les 25 minutes de travail, vous ne répondez à aucune sollicitation pour rester concentré sur ce que vous faites. 

Autrement dit, vous continuez à travailler même si vous recevez un appel, un message, ou que votre maison prend feu (bon d’accord, là j’exagère peut-être un peu 😅…). Vous attendrez d’avoir terminé votre cycle pour passer à une autre tâche ou consulter vos emails.

7. Intégrer les imprévus à son emploi du temps : comment s’organiser ?

Au point n°4 de cet article, nous avons constaté deux choses sur notre to-do list :

  • il n’y a que 6 tâches planifiées ;
  • et seulement 6 h 30 de travail sont au programme.

Pourquoi ? Parce qu’il est important de réserver une partie de vos journées de travail aux imprévus.

Qu’on le veuille ou non, les contretemps font partie de notre quotidien. Mais comme, par définition, on ne sait jamais quand ils viendront bousculer notre organisation, mieux vaut s’être aménagé du temps pour les gérer. 

Et si aucun imprévu ne vient perturber votre planning, vous aurez plus de temps pour vous. Il y a pire comme conséquence, vous ne trouvez pas ?

Dans La boîte à outils de la gestion du temps (éditions Dunod), Pascale Bérlogey recommande d’allouer environ 25 % de sa journée de travail au traitement des imprévus. Vous pourrez consacrer ce temps à résoudre le problème inopiné ou à chercher une solution pour pouvoir le traiter à un moment plus opportun. 

8. Apprendre à déléguer, c’est aussi savoir s’organiser

Lorsque vous en avez la possibilité, déléguer certaines missions vous permettra de vous organiser au mieux.

Vous aurez ainsi davantage de temps pour accomplir les actions importantes pour votre e-commerce.

Il faut savoir que vous n’avez pas nécessairement besoin d’embaucher du personnel pour pouvoir vous délester de certaines missions. Vous pouvez par exemple faire appel à un freelance. Tout dépend de vos besoins et de votre budget.

Que vous décidiez de recruter en interne ou de passer par un prestataire, la délégation : ça s’apprend ! 

Il y a 8 grandes étapes à respecter pour que cela vous permette, in fine, de vous libérer du temps :

  • choisir les tâches à déléguer, et à qui ;
  • définir le cadre et les objectifs de la mission ;
  • former vos collaborateurs ;
  • faire confiance ;
  • encourager la communication ;
  • proposer un véritable accompagnement ;
  • contrôler les tâches réalisées ;
  • donner un feedback.

Pour en savoir plus sur chacune de ces étapes, je vous invite à consulter l’article « Apprendre à déléguer : la méthode pas à pas ».

9. Travailler dans un environnement propice

Si la méthode pomodoro vous aidera à vous concentrer sur vos tâches, vous pouvez mettre toutes les chances de votre côté en travaillant dans un endroit favorisant la concentration.

Bien entendu, je pourrais vous conseiller de :

  • vous isoler des sources de bruit (TV, radio…) ;
  • organiser votre bureau pour ne garder que les outils indispensables pour travailler.

Mais tout cela, vous le savez déjà. 

Je vais donc plutôt vous donner 3 outils qui vous permettront de vous créer le meilleur « univers de travail » possible.

1. Forest  

Il s’agit d’une application qui pourra remplacer votre « minuteur pomodoro ». Son fonctionnement est simple : plantez un arbre dans votre forêt virtuelle et lancez-vous dans votre travail. Plus vous restez concentré longtemps sur votre tâche, plus votre arbre grandit. 

Si vous quittez l’application pour faire autre chose (comme aller sur les réseaux sociaux), votre arbre meurt (sniff 😢). L’objectif est de faire pousser la forêt la plus luxuriante possible. C’est une excellente appli si vous avez du mal à vous passer de votre téléphone.

2. Freedom

Cet outil vous permettra tout simplement de couper l’accès aux sites et applications qui vous empêchent de vous concentrer. Choisissez les horaires auxquels vous ne souhaitez pas être dérangé et Freedom s’occupe du reste. 

3. Noisli

Cette appli vous propose différents bruits de fond favorisant la concentration. Si vous avez des voisins bruyants ou des travaux pas loin de votre bureau, cela devrait vous aider !

10. Analyser son temps de travail

Organiser son temps passe par une dernière étape : l’analyse. Régulièrement, pensez à jeter un œil à votre temps de travail. 

Vous devrez regarder, de manière hebdomadaire ou mensuelle, quelles sont les types de tâches qui ont occupé la plus large partie de votre temps.

Étaient-elles importantes/urgentes ? Entraient-elles dans le cadre de vos objectifs ? Si oui, alors tout va bien. Sinon, il faudra réorganiser votre emploi du temps pour qu’il soit davantage en adéquation avec vos buts.

Pour suivre votre temps de travail, vous pouvez utiliser des logiciels gratuits tels que Toggl Track par exemple. 

À chaque fois que vous démarrez une nouvelle tâche, lancez l’enregistrement Toggl. Votre temps de travail sera sauvegardé dans votre planning et vous pourrez ensuite obtenir des rapports complets sur la manière dont vous travaillez.

Bonus : récapitulatif des outils d’organisation

Nous avons vu dans cet article de très nombreux outils vous permettant de mieux vous organiser au quotidien. En voici un récapitulatif (avec quelques outils complémentaires !) :

  • se fixer des objectifs : la méthode SMART ;
  • classifier ses tâches : la matrice d’Eisenhower et la Loi de Pareto ;
  • créer son planning : un bon agenda papier ou virtuel, comme Google agenda.
  • organiser sa journée : la fameuse to-do list. Une version papier fonctionne parfaitement, sinon vous pouvez utiliser un tableau Excel ou des applications comme Todoist ou Google tasks ;
Agenda, to-do list, prise de notes, gestion de projet… Il existe des logiciels all-in-one vous permettant d’organiser tous les aspects de votre vie professionnelle. Notion, Trello et Asana sont les 3 plus connus. Sinon, vous pouvez toujours vous orienter vers la version papier avec le bullet journal.

S’organiser au travail, c’est surtout une question de méthode. En suivant ces 10 conseils, vous devriez être en mesure de mettre en place votre propre technique d’organisation

Gardez à l’esprit qu’il s’agit de recommandations d’ordre général, et que vous devrez les adapter à votre mode de fonctionnement. Toutefois, vous avez entre les mains un vrai guide pour des journées de travail plus productives !

Pour davantage de conseils afin de faire décoller votre site internet, retrouvez mon podcast quotidien destiné aux e-commerçants bienveillants.

Pour aller plus loin, attirer plus de clients sur votre boutique, développer votre chiffre d'affaires et vos ventes téléchargez mon guide gratuit.

Subscribe
Recevoir un email pour
guest
0 Commentaires
Inline Feedbacks
View all comments