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Comment remplir votre cahier des charges (+ modèle à remplir)

Si vous avez l’intention de créer une boutique en ligne, la rédaction d’un cahier des charges n’est pas une option, c’est une obligation !

Dans ce guide je vais vous expliquer pourquoi il est important de remplir correctement votre cahier des charges si vous ne voulez pas perdre beaucoup de temps et d’argent.

 

Pour la création de votre site, le cahier des charges n'est pas une option c'est une OBLIGATION

Avant d’aller plus loin,
je vous invite à bien comprendre les différentes étapes de la création d’une boutique en ligne en lisant ces deux guides:
Le guide de A a Z pour créer une boutique en ligne.
Ouvrir une boutique en ligne: les 5 étapes obligatoires

Pourquoi devez-vous rédiger un cahier des charges?

Pour pouvoir comparer et choisir le meilleur prestataire.

Imaginez que vous vouliez faire construire votre maison et que vous posiez cette question à deux constructeurs différents: « Combien coûte une maison ? »

Le premier vous répond: 1 million d’euros et le second 1 000 €.

Si vous choisissez le premier constructeur, voici la maison que vous obtiendrez:

Si vous choisissez le second, c’est dans celle-ci que vous vivrez:

Vous serez sûrement d’accord avec moi pour dire qu’il y a une petite différence de résultat, non ?

Pourtant ce sont bien toutes les deux des maisons et aucun des deux constructeurs ne vous a menti.

Le problème c’est que vous n’avez pas donné assez d’informations et les constructeurs ont dû extrapoler pour définir à votre place quelle type de maison vous attendiez.

Vous ne pouviez absolument pas comparer le prix qu’ils vous ont fait, car chaque constructeur se basait sur des informations totalement différentes.

Avec un site internet, c’est la même chose !

Plus vous laissez de zone d’ombre dans votre projet, plus les prestataires devront extrapoler, ce qui rendra les différentes propositions que vous recevrez impossibles à comparer.

Pour ne rien oublier et éviter les mauvaises surprises.

Votre projet vous semble peut-être très clair dans votre tête, mais croyez-moi, tant que vous ne l’avez pas posé sur papier, il restera encore des zones d’ombres.

Prendre le temps de détailler chaque partie de votre site vous permettra de mieux comprendre comment s’enchaîne et s’imbrique chaque fonction.

Si par exemple vous voulez vendre des t-shirts personnalisables sur votre boutique en ligne, vous devrez également préciser clairement quels sont les différents éléments qui peuvent être personnalisés, combien de coloris vous pouvez proposer, etc.

le cahier des charges est le meilleur moyen d'éviter les mauvaises surprises

Pour vous protéger en cas de litige.

Il peut arriver que vous ne soyez pas d’accord avec votre prestataire.

Si par exemple il vous demande un supplément pour le développement d’une fonctionnalité que vous pensiez comprise dans le prix d’origine.

Si votre cahier des charges est précis et complet, vous devriez pouvoir y retrouver cette fonctionnalité.

Vous pourrez alors rappeler à votre prestataire que le devis que vous avez accepté prenait en compte cette fonction et qu’il n’y a pas de raison de payer un supplément.

Pour travailler avec de bons prestataires.

Lorsque je faisais encore de la prestation de service, je refusais systématiquement les demandes de création de sites qui n’étaient pas accompagnées d’un cahier des charges.

Pourquoi ?

Car lorsque je me lance dans un projet, je m’investis à fond et j’attends en retour que mon client en fasse autant.

S’il n’est pas capable de faire l’effort de rédiger un cahier des charges, alors je considère qu’il ne s’investira pas suffisamment et qu’il me fera perdre mon temps (et il perdra le sien).

Si je pouvais me permettre de refuser ce type de proposition, c’est parce que je faisais du bon boulot, j’avais beaucoup de clients fidèles et un agenda très bien rempli.

En me contactant sans cahier des charges, ces clients perdaient immédiatement l’opportunité de travailler avec moi.

Donc, rassurez vos futurs prestataires en leur montrant que vous avez pris le temps de rédiger votre cahier des charges et que vous vous investissez dans votre projet.

Quel est le rôle du cahier des charges ?

OK !

On a vu pourquoi le cahier des charges est important, mais on a pas encore expliqué à quoi il sert.

C’est très simple !

Le cahier des charges permet de définir les besoins ET les contraintes de votre projet.

J’insiste sur l’importance de bien définir vos contraintes.

Sans cela votre projet ne sera pas viable et vous vous retrouverez avec un site totalement ou partiellement inutilisable.

Imaginez que vous vouliez ajouter une porte électrique au garage dans lequel vous garez votre voiture.

Vous commandez donc un moteur pour porte de garage sur internet et vous l’installez vous-même.

L’installation se passe bien et tout fonctionne à merveille.

Super !

Mais le mois de décembre arrive et étrangement la porte de votre garage ne s’ouvre plus.

Le moteur est complètement gelé !

Vous avez oublié de préciser qu’au Canada (là où vous vivez) les températures descendent jusqu’à -40°C et que l’hiver dure 5 mois.

Votre voiture dormira donc dehors pendant un peu moins de la moitié de l’année à cause d’une contrainte importante que vous avez oubliée de prendre en compte.

Pour un site internet, c’est la même chose.

Les contraintes sont importantes et doivent être prises en compte dès le départ.

Ce que le cahier des charges ne doit pas contenir.

Dans la suite de l’article, je vais vous expliquer ce que vous devez ajouter dans votre cahier des charges, mais avant il faut que je précise ce qu’il ne faut jamais y inclure.

Ne proposez pas de solution

C’est le rôle du Prestataire de vous fournir des solutions pour répondre à vos besoins (en prenant en compte vos contraintes).

Si vous imposez vos solutions, alors vous empêchez le prestataire de faire correctement son travail.

De plus comme ce n’est pas vous l’expert il y a des chances pour que la solution que vous proposiez ne soit pas la meilleure.

Mais vous vous demandez peut-être ce que j’appelle une « solution ».

Pour que vous compreniez mieux, je vais vous détailler les différents éléments de l’exemple de la porte de garage que j’ai utilisé précédemment.

  • Le besoin:
    • Une porte de garage à ouverture électrique
  • Les contraintes:
    • Doit résister au gel (jusqu’à -45°C).
    • Doit s’ouvrir assez grand pour qu’un véhicule de 2m10 de haut puisse rentrer.
    • Doit détecter la présence d’une personne (enfant ou adulte) et s’arrêter en cas de danger.
  • Solutions (fournies par le prestataire):
    • Moteur X44G de marque XYZ.
    • Détecteur de présence H6669Fd de marque XYZ.

Comme je le disais, ce n’est pas votre rôle de donner la solution ni même un début de solution.

Si vous dites « je voudrais un moteur de marque BOSCH » parce que vous savez que cette marque résiste plus longtemps, vous sortez du cadre de vos obligations.

Si la résistance du moteur est importante pour vous alors, indiquez: « Le système d’ouverture devra être robuste et garantit X années » et laissez le prestataire vous faire des suggestions.

Ne laissez pas d’incertitudes ou d’approximations.

l'imprécision n'a pas sa place dans un cahier des charges

Si dans votre cahier des charges vous voyez l’abréviation « Etc. » ou « … » c’est une erreur.

Par exemple une phrase de ce type est à bannir:

« Nos t-shirts se déclinent en différentes couleurs: rouge, bleu, jaune, etc. »

Préférez plutôt celle-ci :

« Nos T-shirts se déclinent actuellement en 150 coloris différents et il faut prévoir l’ajout de 50 coloris supplémentaires d’ici la fin de l’année. »

À chaque fois qu’il manque des informations dans votre cahier des charges, le prestataire devra extrapoler et vous risquez d’avoir de mauvaises surprises.

Ce que votre cahier des charges doit contenir.

Présentation de l’entreprise

Si votre entreprise comporte 50 salariés, dont 2 qui seront chargés de gérer le site internet, ça n’est pas tout à fait pareil que si vous êtes tout seul pour tout faire :).

Votre prestataire doit savoir pour qui il crée le site.

Voici ce que vous pouvez inclure dans cette partie:

  • Activité(s) de l’entreprise.
  • Histoire résumée de l’entreprise
  • Coordonnées.
  • Objectifs à court et long terme (de l’entreprise, pas du site).
  • Produit(s) ou service(s) proposé(s).
  • Particularité de votre entreprise par rapport à la concurrence.

Personnes à contacter

Si votre prestataire ne sait pas à qui s’adresser pour obtenir les informations dont il a besoin, le projet risque de rapidement prendre beaucoup de retard.

Utilisez cette partie pour lister les personnes liées au projet et leur rôle.

  • Personne en charge du projet,
  • technicien,
  • rédacteur,
  • photographe,
  • etc..

Indiquez leur numéro de téléphone, leur email et les horaires pour les joindre.

Planning

Sur beaucoup de cahiers des charges, le planning est placé à la fin et je trouve ça dommage !

Car si votre projet doit être terminé pour mars et que votre prestataire n’est pas libre avant juin autant qu’il ait cette information tout de suite et qu’il puisse refuser le projet immédiatement.

Vous gagnerez tout les deux du temps :)

Voici quelques éléments à préciser dans cette partie:

  • Date maximale autorisée pour l’envoi des propositions des prestataires.
  • Date à laquelle vous désirez choisir votre prestataire.
  • Date de livraison du site (pour que vous ayez le temps de le tester).
  • Date de mise en service du site (ouverture au public).

Si nécessaire précisez également les dates de fermeture de l’entreprise pour que votre prestataire sache qu’il ne pourra pas vous contacter à cette période.

Objectifs

Indiquez ici les objectifs à court et long terme du site.

Pourquoi voulez-vous créer ce site internet ?

Est-ce pour obtenir des contacts de prospects et les rappeler ensuite pour leur proposer vos services ?

Est-ce pour vendre vos produits directement en ligne ?

Cibles visées

C’est important que vote prestataire sache à qui s’adresse votre site.

Si vous vendez des formations pour des avocats, l’aspect du site et les textes qui le composent seront bien différents d’un site qui vend des cartes Pokemon :).

Soyez précis lorsque vous définissez votre cible.

Voici quelques informations que vous pouvez intégrer dans la description de votre prospect:

  • Age moyen.
  • Niveau de compétence sur internet.
  • Habitudes et comportement.
  • Besoins et attentes.
  • Contraintes imposées par la cible.
  • Que va apporter le site à la cible ?

Concurrence

Si par chance vous n’avez pas de concurrence, précisez-le ici, sinon il faudra utiliser cette partie pour lister vos principaux concurrents.

Pour chacun vous pouvez préciser:

  • son importance (leader, outsider) ou sa part de marché.
  • L’adresse de son site internet.
  • Ses points forts et ses faiblesses par rapport à votre entreprise.

Contenu du site

Ici vous allez définir quelles sont les pages (et leur contenu) dont vous avez besoin pour votre site.

Si vous le désirez, vous pouvez déjà créer vous-même la structure des pages qui vous semble idéale pour vos visiteurs.

Un schéma est parfait pour représenter la structure de votre site.

En voici un exemple:

Ensuite, vous devez détailler le contenu des pages en précisant le rôle de chaque page et les contraintes.

Voici deux exemples:

Page d’accueil

Rôle:
La page d’accueil doit présenter de manière succincte l’entreprise et les différents services qu’elle propose. Elle devra permettre au visiteur d’accéder rapidement à la partie du site qui l’intéresse. Si par exemple le visiteur est à la recherche d’un emploi, il devra pouvoir identifier rapidement comment accéder à l’espace candidat du site.

Contrainte:
La page devra présenter l’ensemble des 15 services proposés par l’entreprise tout en restant agréables à lire.

Nous souhaitons pouvoir mettre à jour cette page nous-mêmes au moins 1 fois par semaine.

Espace candidat:

Rôle:
Permettre aux personnes en recherche d’emploi de consulter nos postes disponibles et d’y postuler.

Le candidat devra pouvoir nous faire parvenir un CV (au format PDF ou WORD), une lettre de motivation ainsi que les informations suivantes: nom, prénom, date de naissance, sexe, titulaire du permis voiture.

Ces informations devront être envoyées par email à notre recruteur et enregistrées pour une réutilisation future.

Notre recruteur peut en effet être amené à rechercher un candidat parmi les derniers postulants.

Il doit donc pouvoir effectuer des recherches selon les critères indiqués précédemment lors de la candidature du visiteur.

Contrainte:
Un candidat doit pouvoir postuler à plusieurs offres sans réinscrire toutes ses informations à chaque fois.

Nous avons beaucoup de mouvements au sein de nos différents sièges, nous envisageons une mise à jour des annonces toutes les semaines.

Fonctionnalités

Vous pouvez avoir besoin de certaines fonctions qui ne peuvent pas être considérées comme des pages.

Je vous conseille donc de créer une partie « fonctionnalités » où vous indiquerez les fonctions que vous considérez importantes.

Voici deux exemples:

Multilingue:
Le site devra être multilingue, les langues suivantes sont prévues au lancement du site: français, espagnol, anglais.

D’autres langues viendront s’ajouter par la suite.

Les textes de chaque langue vous seront fournis.

Seules les pages “publiques” devront être traduites, l’espace “partenaire” étant accessible uniquement à nos partenaires français il n’est pas utile de prévoir une traduction pour cette partie du site.

Moteur de recherche:
Le site devra posséder un moteur de recherche qui permettra aux visiteurs de rechercher une offre d’emploi parmi les offres actuellement proposées sur le site.

Graphisme

Vous devez indiquer ici les différents éléments graphiques qui doivent être réalisés par le prestataire.

Indiquez ce que vous attendez du visuel de votre site, quel style, quelle ambiance, etc..

N’hésitez pas à utiliser des mots clefs évocateurs comme: paisible, serein, dynamique, jeune, pro, sérieux, classique, original, innovant …

Donnez également des exemples de sites que vous appréciez en précisant pourquoi vous les aimez.

Si vous possédez déjà des éléments graphiques (une charte graphique, votre logo, etc.) précisez-le dans le cahier des charges pour que le prestataire sache qu’il pourra les utiliser (et n’aura pas à les créer).

Éléments fournis

Cette partie est importante, car tout ce que vous ne pourrez pas fournir, c’est le prestataire qui devra se charger de le trouver ou de le créer, cela implique évidemment des coûts supplémentaires.

Voici quelques exemples de contenu que vous pourrez peut-être fournir et qu’il faut alors signaler:

  • Textes de l’ensemble des pages (ou seulement une partie).
  • Traduction des textes.
  • Photos.
  • Vidéos.
  • Logo (c’est bon de le répéter même si vous l’avez dit plus haut).
  • Hébergement.
  • Nom de domaine.
  • Etc.

Livrables

Dans cette partie vous devez indiquer les différents éléments que le prestataire devra vous fournir, en voici quelques exemples:

  • Copie des fichiers sources.
  • Copie de la base de données source.
  • Site de test
  • etc.

Propriété intellectuelle

Il est important de préciser dans votre cahier des charges que le site internet doit à terme vous appartenir.

Indiquez donc ici que vous désirez être titulaire des droits de propriété du site.

Budget

Pourquoi devez-vous préciser votre budget dans le cahier des charges ?

  • Pour gagner du temps !
    • Si votre budget est trop faible pour la réalisation de votre projet, le prestataire vous le dira rapidement et vous aurez évité un échange de questions inutiles.
  • Pour que le prestataire puisse décider quelles solutions mettre en place.
    • Selon vos besoins et vos moyens, il existe sûrement plusieurs solutions envisageables, chacune ayant des avantages, des inconvénients et des coûts différents.

Attention:

Il ne s’agit pas ici d’estimer le budget nécessaire à la réalisation de votre projet (ça, c’est le rôle du prestataire), mais plutôt d’indiquer le montant que vous désirez investir dans la création de votre site.

Les objections habituelles.

Voila, avec ce guide vous devriez pouvoir remplir votre cahier des charges bien plus facilement.

Mais je sais que malgré tout, rédigez votre cahier des charges ne vous amuse pas plus que ça.

Et je vous comprends, ça n’est pas très passionnant :).

Donc si vous avez encore des doutes, lisez la suite de cet article dans laquelle j’ai essayé de lever certaines objections que vous pourriez encore avoir.

Comment pourrais-je rédiger un cahier des charges si je ne sais pas créer un site ?

Comme je l’expliquais, ce n’est pas à vous de trouver les solutions pour créer votre site.

Dans votre cahier des charges, vous ne devez indiquer que vos besoins et vos contraintes.

Si vous ne savez pas exactement quels sont vos besoins et vos contraintes alors c’est que la rédaction du cahier des charges est plus que nécessaire, car ça vous obligera à mieux étudier votre projet et à combler les zones d’ombre.

C’est trop long de rédiger le cahier des charges !

Oui c’est assez long de rédiger un cahier des charges, mais si vous n’avez pas le courage de le faire c’est sans doute que vous n’êtes pas suffisamment investi dans votre projet.

C’est peut-être maintenant qu’il faut soit laisser tomber soit s’y mettre pour de bon, non ?

Je ne veux pas donner mon budget !

Rappelez-vous de l’exemple de la maison dont j’ai parlé au début de ce guide.

Le budget que vous pouvez investir dans la construction de votre maison détermine les différentes options auxquelles vous pourrez souscrire.

C’est la même chose pour un site internet !

Selon la somme que vous pouvez investir, le site que vous obtiendrez pourra être très différent.

Et n’oubliez pas que votre cahier des charges doit contenir vos besoins et VOS CONTRAINTES.

Le budget est une contrainte importante qu’il faut prendre en compte :).

Pas de budget ? Pas de site !

Je ne peux pas tout prévoir à l’avance ?

Non en effet et ce n’est pas grave !

Le cahier des charges parfait n’existe pas, mais il y a une énorme différence entre un cahier des charges imparfait et pas de cahier des charges du tout !

Si des informations sont manquantes dans votre document, les prestataires vous demanderont des précisions.

Vous pourrez leur répondre et ainsi compléter votre cahier des charges.

Si par contre ils n’ont pratiquement aucune information, ils ne vont pas s’amuser à vous questionner pendant des heures pour créer le cahier des charges à votre place.

Ce sera bien plus simple pour eux de créer le site qu’ils imaginent et vous ne pourrez pas vous plaindre si le résultat ne correspond pas à vos attentes.

Car il n’existera aucune preuve ou document expliquant ce que vous vouliez vraiment !

Modèle de cahier des charges pour site internet.

Je vous ai préparé un modèle que vous allez pouvoir remplir pour créer le cahier des charges de votre site internet.

 

 

Comment remplir votre cahier des charges (+ modèle à remplir)
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