Comment Faire un Calendrier Éditorial ? [+1 Modèle Gratuit]

Le calendrier éditorial est un outil indispensable dans votre stratégie de marketing digital. Il vous permet de suivre la publication de vos contenus de manière globale.

L’avantage, c’est qu’il peut s’adapter facilement à vos processus internes et que vous n’avez pas besoin de logiciel compliqué pour en concevoir un. Un simple tableau Excel suffit.

Dans cet article, je vous explique comment faire un calendrier éditorial qui répond à vos besoins. Nous verrons pourquoi il est important de créer un calendrier éditorial, quelles sont les informations qu’il doit contenir et comment l’utiliser.

Pour vous éviter de perdre du temps à concevoir votre calendrier éditorial, vous trouverez également un modèle à télécharger gratuitement réalisé sur Google Sheets.

SOMMAIRE :

Avant de débuter votre lecture, si vous souhaitez augmenter vos ventes et attirer plus de client sur votre boutique en ligne, téléchargez mon guide gratuit.

Pourquoi créer un calendrier éditorial ?

Le calendrier éditorial, qu’est-ce que c’est et à quoi cela sert-il ?

Le calendrier éditorial, appelé parfois planning éditorial, est un outil de pilotage utilisé pour planifier, anticiper et suivre les publications à paraître sur un blog ou un site internet.

Il permet à tout web-entrepreneur et à son équipe de voir en un coup d’œil les contenus à publier, leur état (à faire, en cours ou terminé), qui en est responsable, quel est l’objectif de chaque contenu…

Les avantages d’un calendrier éditorial bien construit

Lorsqu’il est bien élaboré et mis à jour comme il faut, ce rétroplanning est l’outil qui vous permettra d’assurer la bonne exécution de votre stratégie SEO et la cohérence de votre ligne éditoriale.

Il vous aidera à suivre vos objectifs de publication et de vous y tenir. En effet, il est plus facile d’atteindre un objectif lorsqu’il est clairement énoncé et enregistré dans un planning !

Le calendrier éditorial est également très utile si vous travaillez en équipe ou en « mode projet ». Il servira à distribuer les tâches à chaque acteur, voir l’évolution de chacune d’elle, les points de blocage, etc.

Chaque acteur pourra y apporter sa contribution et faciliter ainsi le travail du reste de l’équipe. Si vous travaillez seul, le calendrier éditorial sera votre outil de référence pour savoir où vous en êtes dans vos publications et ne rien oublier.

Comment faire un planning éditorial ?

Les principes de base de la conception d’un calendrier éditorial

Restez simple dans l’élaboration de votre calendrier éditorial

En tant que e-commerçant, vous avez sans doute déjà un emploi du temps bien chargé. Inutile donc d’ajouter des outils de suivi complexes qui risqueraient de vous faire perdre du temps.

Plus un outil est alambiqué et difficile à utiliser au quotidien, plus vous risquez de :

  • l’abandonner ;
  • de vous perdre dans son utilisation et donc dans les tâches à accomplir ;
  • de passer du temps à mettre à jour votre calendrier au lieu de vous concentrer sur vos objectifs.

Nous allons donc voir comment créer un planning éditorial qui va à l’essentiel. L’objectif étant que celui-ci vous fasse gagner du temps, et non son contraire.

Gagnez du temps : créez un calendrier éditorial qui va à l’essentiel !

Sur quel support créer votre calendrier éditorial ?

Pour commencer, je vous conseille d’utiliser Excel, tout simplement. Un tableau bien construit, avec des intitulés clairs peut s’avérer redoutablement efficace pour effectuer le suivi de votre stratégie de contenus.

Si vous avez besoin de partager ce document avec plusieurs utilisateurs (ce qui est certainement le cas), vous pouvez le créer sur une Google Sheet et en donner l’accès à votre équipe.

Pour des projets éditoriaux complexes avec des équipes importantes, vous aurez peut-être besoin d’utiliser des logiciels un peu plus élaborés (mais ce n’est pas du tout une obligation).

Des outils collaboratifs comme Asana, Notion ou Trello sont souvent utilisés pour créer des calendriers éditoriaux plus aboutis. Avec ces logiciels, créer un calendrier éditorial en 2021 n’a rien de bien compliqué.

Le contenu de votre calendrier éditorial

Les rubriques d’un planning éditorial fonctionnel

Nous allons aborder ici les informations essentielles qui doivent figurer dans votre calendrier éditorial. Bien entendu, ces dernières peuvent être modifiées/adaptées/enrichies selon vos besoins, nous détaillerons également cela au fil des rubriques.

La date de publication souhaitée

Comme tout calendrier qui se respecte, le planning éditorial doit comporter des dates ;) C’est l’essence-même de cet outil ! En l’occurrence, il s’agit ici des dates auxquelles vous souhaitez voir publier vos contenus.

Calendrier éditorial : plus qu’un planning, un véritable outil de pilotage pour vos contenus.

Si votre contenu n’a pas été publié à la date souhaitée, vous pouvez tout simplement mettre à jour cette date ou choisir de créer une rubrique supplémentaire « date de publication effective » par exemple.

Cela peut être utile si vous avez un tableau de bord et que souhaitez faire figurer cette information dans vos indicateurs-clés de performance (KPI). Vous pourriez par exemple avoir un KPI dédié au respect du planning de publication.

Le titre du contenu

Cette rubrique va vous permettre de déterminer de quelle publication il est question. Le titre peut être provisoire ou définitif, peu importe. Ce qui compte, c’est qu’il vous permette d’identifier précisément les contenus.

Le type de contenu

Vous pouvez publier de nombreux types de contenus sur votre site e-commerce et sur les plateformes associées (réseaux sociaux). Pour éviter toute confusion, il est donc important d’indiquer dans votre calendrier éditorial si vous comptez publier :

  • un article de blog ;
  • une page fixe ;
  • une vidéo ;
  • une infographie ;
  • une interview ;
  • un livre blanc ou un ebook ;
  • une présentation (type PowerPoint) ;
  • une curation de contenu ;
  • etc.
La catégorie

Ici, vous allez définir quelle sera la page-mère de votre contenu. Autrement dit, dans quelle catégorie de votre site ou de votre blog allez-vous le ranger ? Cette information vous permettra de garder votre site bien ordonné, avec une arborescence claire.

C’est d’autant plus important si vous confiez la mise en ligne de votre contenu à une tierce personne. Cette dernière saura avec précision à quel endroit du site positionner votre publication.

L’état de la publication

J’ai choisi d’appeler cette rubrique « état », mais vous pouvez tout aussi bien l’appeler « statut », « étape » ou que sais-je… L’important, c’est que ce soit facilement compréhensible pour vous et votre équipe.

Vous allez indiquer ici à quel stade en est votre publication. Est-elle :

  • à créer ?
  • à valider ?
  • planifiée ?
  • publiée ?

Si vous créez votre calendrier éditorial dans un tableur, vous pouvez mettre en place un petit menu déroulant avec les stades auxquels est susceptible de se trouver votre publication.

Je vous donne quelques exemples, mais vous pouvez en avoir bien d’autres. Cela dépendra principalement de vos processus en interne. Votre contenu pourrait tout aussi bien être :

  • à rédiger ;
  • en cours ;
  • à relire ;
  • à corriger/modifier ;
  • en attente ;
  • terminé ;
  • annulé…

Encore une fois, n’hésitez pas à vous approprier cet outil pour l’adapter à vos besoins. Cela rendra les choses beaucoup plus simples que de vouloir adapter votre façon de fonctionner à l’outil !

Certaines personnes travaillent plus efficacement avec des outils « visuels ». Si c’est votre cas, vous pouvez par exemple associer une couleur de cellule à chaque stade de votre publication : à créer en rouge, à valider en orange, planifiée en jaune et publiée en vert.

Le bon calendrier éditorial est celui qui s’adapte à vos processus, et non l’inverse.
La destination de publication

Votre site n’est pas le seul endroit où vous pouvez publier vos contenus. Si vous avez construit un écosystème incluant d’autres plateformes (YouTube, Facebook, Twitter…), le plus simple est d’indiquer sur lesquelles votre publication peut être faite.

Le responsable de chaque tâche

Si vous travaillez seul, cette rubrique sera superflue. En revanche, dès que vous travaillez en équipe, elle devient littéralement indispensable. Il faudra indiquer ici quelle est la personne responsable de la tâche en cours. C’est le meilleur moyen de savoir qui fait quoi.

À nouveau, n’hésitez pas à créer un menu déroulant avec les noms des différents membres de l’équipe. Lorsque l’un des membres à terminé une tâche, il peut ainsi modifier l’état de celle-ci et la personne responsable.

Exemple :

Pierre vient de terminer la rédaction d’un article, il peut changer l’état de la tâche en passant de « à créer » vers « à valider ». Il sait que c’est Justine qui valide les articles, il indiquera donc dans le planning éditorial que c’est elle la responsable de cette tâche.

Astuce : vous pouvez mettre l’email de chaque membre de l’équipe à côté de son nom. Ainsi, quand le responsable d’une tâche change, il suffit de copier l’adresse ou cliquer sur le lien pour écrire un mail à la personne concernée et la prévenir du changement de statut.

Votre menu déroulant pourrait ressembler à l’image ci-dessous par exemple.

exemple d'un menu déroulant

Si votre équipe est nombreuse, ou que vous faites appel à des prestataires externes, il est parfois difficile de savoir qui est responsable de quoi. C’est pourquoi je vous conseille d’ajouter à votre planning éditorial un onglet « équipe » ou « responsabilités ».

Vous pourrez y consigner le nom de chaque membre de l’équipe, son rôle dans le processus de publication et ses coordonnées.

Les objectifs de chaque publication

Vous ne créez pas vos contenus juste pour le plaisir de les publier sans attendre de résultats ;) Ils doivent également remplir un objectif spécifique. En indiquant cela dans le calendrier de publication, l’auteur de chaque contenu sait vers quoi il doit s’orienter.

Cela évitera d’apporter par la suite des modifications à vos contenus et permettra de fluidifier votre processus de publication. C’est aussi un moyen de vous assurer que les différentes actions de l’équipe tendent vers la même direction.

Indiquez par exemple si l’objectif du contenu est de s’inscrire à une newsletter, télécharger un ebook, poster un commentaire, partager un article, etc.

Un calendrier éditorial bien construit permet de savoir qui fait quoi, quand, et dans quel but.
Les remarques

Cette colonne sert tout simplement à transmettre des informations relatives aux contenus auprès des différents membres de l’équipe, si cela est nécessaire.

Par exemple : « en attente de validation par Justine à son retour de congé » ou encore « intro à modifier avant publication »… Inscrivez ici tout ce qui peut faciliter la gestion de vos publications.

Faut-il ajouter d’autres colonnes à votre calendrier ?

Oui et non. Encore une fois, tout dépendra de vos besoins en interne. Il faut trouver le bon compromis pour travailler avec un calendrier éditorial exhaustif, mais sans informations inutilement complexes.

Par exemple, si le SEO est votre priorité, vous souhaiterez peut-être voir apparaître dans le calendrier les mots-clés principaux associés à chaque contenu.

Vous partagez votre calendrier avec un prestataire externe ? Ce dernier aura peut-être besoin de voir figurer d’autres données dans le planning comme les informations relatives à la facturation de ses prestations.

Comment utiliser votre calendrier ? 4 règles d’or

1. Le consulter régulièrement

Créer un beau planning éditorial pour ensuite l’oublier dans les limbes de votre ordinateur n’a pas grand intérêt ;) Il faut consulter votre calendrier régulièrement pour vérifier que vos projets éditoriaux restent sur les rails.

Cela vous permettra de voir :

  • quelles sont les tâches qui progressent plus ou moins vite ;
  • quelles sont les publications qui prennent du retard ;
  • où vous devez concentrer vos efforts pour respecter vos échéances…

Si vous avez peur d’oublier de consulter votre planning, mettez éventuellement un rappel hebdomadaire dans votre agenda.

2. Rester simple

Au fil du temps, vous serez sans doute tenté d’ajouter des champs et des rubriques à votre calendrier. Si cela facilite votre gestion des publications, c’est parfait ! En revanche, il ne faut pas que cela vienne complexifier l’utilisation de votre calendrier éditorial.

Comment ne pas tomber dans le piège du calendrier éditorial trop complexe ?

Avant d’ajouter une rubrique, demandez-vous si cela est bien nécessaire. Vérifiez que vous n’ayez pas un autre outil qui contient déjà cette information pour éviter le double emploi.

Si vous travaillez à plusieurs, assurez-vous également que les champs ajoutés soient aussi pertinents pour vos collègues. S’ils ne voient pas l’intérêt de ces informations complémentaires, ils risquent tout simplement de ne pas mettre cette rubrique à jour.

Pour résumer, votre planning éditorial doit être un outil dédié à la bonne gestion de votre site web et de votre stratégie éditoriale. Il ne doit pas devenir une usine à gaz !

3. Assurer sa bonne diffusion à l’ensemble de l’équipe

Le calendrier éditorial est un outil de travail collaboratif. À ce titre, il est donc important de le partager avec toutes les personnes concernées.

Chaque membre de l’équipe aura ainsi sous les yeux un document qui consigne :

  • le rôle de chacun ;
  • les tâches qui lui incombent ;
  • la progression des contenus de leur création jusqu’à leur publication ;
  • les attentes et objectifs vis-à-vis de chaque contenu, mais aussi de la stratégie éditoriale dans sa globalité.

Si cela est nécessaire, vous pouvez au moment de la mise en place du calendrier éditorial, faire une démonstration de son utilisation à vos collègues.

Vous pouvez également réaliser une vidéo de type « tutoriel » pour en expliquer son fonctionnement et la diffuser auprès de l’équipe. En cas de doute, ils pourront ainsi se référer à la vidéo pour mettre à jour le calendrier.

4. Le maintenir à jour

Cela peut sembler évident, et pourtant, le piège serait de ne pas mettre à jour régulièrement cet outil. C’est pourtant LA condition sine qua non pour un calendrier éditorial utile. S’il n’est pas mis à jour au fur et à mesure, il ne vous servira à rien.

Téléchargez votre modèle de calendrier éditorial

Après toutes ces explications, vous n’avez sans doute qu’une hâte : mettre en place votre propre calendrier éditorial. Pour vous faciliter la tâche, je vous ai préparé un exemple de planning sur Google Sheets que vous pourrez facilement adapter à vos besoins.

N’hésitez pas à vous servir de ce modèle de calendrier gratuit pour programmer vos futures publications !

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